はじめまして、ロゴスウェアのサポート担当の富上と申します。私は主にLOGOSWARE XeやPlatonのサポートを担当しております。今後も弊社製品に関する記事を投稿させて頂きますので、どうぞよろしくお願いします。

5月に入り、職場等における「人の入れ替わり」も落ち着いてきた頃かと思いますが、人の入れ替わりに合わせて、SaaS製品上に登録されているアカウントの整理はされているでしょうか？
今回は不要となったアカウントを放置した場合のリスクについて、お気をつけいただきたいことをお伝えいたします。

存在しないメールアドレスにメールが送られ続けていませんか？

SaaS製品では、登録されているユーザーのメールアドレスに対し、自動でメールを送信する機能が多くあります。 パスワードリセットの案内や新しいコンテンツが利用可能になったことのお知らせ等、その使われ方は様々です。
弊社製品のLOGOSWARE Xe, Platon, Libra V等においても、メールによる自動通知が行われます。

これらの機能は便利である一方、退職等の理由でアカウントに紐づけたメールアドレスが無効になったとしても、SaaS上のアカウントがそのままになっている場合、「存在しないメールアドレスにメールを送り続けてしまう」という状況を発生させてしまう可能性がございます。

無効なメールアドレスにメールを送り続けると…

無効なメールアドレスに繰り返しメールを送信すると、送信元の「レピュテーション（宛先サーバから見た送信者の評価）」が下がる恐れがあります。
これは受信サーバ側から「存在しないメールアドレスに大量のメールを送っている送信元」と認識されるからです。このような送信元はスパムメールの発信者と同じように扱われる可能性があり、結果として送信したメールが迷惑メールフォルダに振り分けられたり、最悪の場合メールがブロックされて届かなくなることが考えられます。

弊社ではメールの到達率を維持するために、送信元メールアドレスのSPF・DKIM設定、ドメイン固定など、迷惑メール扱いされないための対策を実施しています。
しかし、お客様におかれましても定期的にユーザーアカウントを見直していただき、無効なメールアドレスに送信されないようにすることで、レピュテーションを高く保つことができます。無効なメールアドレス宛に送信し続けていることを弊社にて検知した場合、送信先を見直していただくようご連絡差し上げる場合がございます。

アカウントの棚卸をしよう

今回は「存在しないメールアドレスにメールを送り続けてしまう」リスクを説明しましたが、一般的に不要となったアカウントを放置することはセキュリティの面でも望ましくないとされています。
年度末や年度初めは、人の入れ替わりが特に多い時期です。このタイミングで、SaaSに登録されているユーザーアカウントの棚卸を実施してみてはいかがでしょうか。